ClickUp – program do zarządzania projektami

Marketing
ClickUp - program do zarzadzania projektem

Prowadzenie projektu to szereg procesów, które wzajemnie się przeplatają, a często wymagają najpierw realizacji mniejszych, niezbyt złożonych elementów, które dopiero w szerszym spojrzeniu ukazują całe spektrum zadania. W niniejszym artykule przedstawiam narzędzie, które pomoże Ci w sprawnym zarządzaniu projektem w trybie online. Oto ClickUp.

Czym jest ClickUp?

Amerykańscy twórcy narzędzia już w tytule strony głównej, widocznej w wynikach wyszukiwania, informują nas, że ClickUp to jedna aplikacja zastępująca wszystkie inne.

ClickUp - one app to replace them all

  • taski
  • dokumenty
  • cele
  • czat

Powyższe elementy, które ClickUp wzmiankuje w zachęcającym meta opisie faktycznie występują w narzędziu. Oczywiście to nie wszystko z czym mamy do czynienia w kontekście produktywności. Czy już wyżej ukazana zajawka może podpowiadać, że ClickUp to swoisty CRM? W pewnym sensie tak, ale o finalnym wyglądzie i przeznaczeniu tego narzędzia, decyduje sam użytkownik. Początki, jak w przypadku każdego kombajnu do zarządzania projektami, mogą wydawać się trudne, ale z pomocą przychodzi nam bogate FAQ oraz dopracowany przewodnik. Możemy również z skorzystać z opcji Help w lewym bocznym panelu, która wysunie nam okno Resource Center:

ClickUp - szybkie wsparcie

Przestrzenie w ClickUp

Celowo używam liczby mnogiej dla słowa przestrzeń, gdyż w narzędziu wszystko kręci się wokół “Spaces” czy przestrzeni. Space to nasz duży panel agregujący mniejsze składowe projektu. Space dzieli się z kolei na listy lub foldery. Listy mogą być tworzone zarówno w space’ach jak i w folderach. Hierarchia ma znaczenie tylko wtedy jeżeli sami o tym zdecydujemy, to w końcu do nas należy końcowy układ. Każdą przestrzeń, listę czy folder możemy customizować nadając im chociażby konkretne templatki, które to odpowiadają za docelowy układ zadań czy przepływu protu.

Space jest dużym i bogatym w funkcje panelem, ale liczba takich paneli ograniczona jest w zależności od planu, którym dysponuje użytkownik. W planie FREE FOREVER dysponujemy 5 space’ami, w trybie UNLIMITED ($9 miesięcznie) – nielimitowaną ilością.

W obszarze space zarządzać możemy listami, które to stanowią większą podgrupę. Na poziomie listy możemy zarządzać widokami, czyli de facto layoutem, a właściwie rodzajem layoutu, który służy nam za miejsce pracy.

ClickUp - widok listy

Na powyższym zrzucie z mojej przestrzeni o zaskakującej nazwie “Project management“, możecie zobaczyć jak wygląda przeciętna lista z przygotowanymi już i dostosowanymi do moich potrzeb kolumnami, które dodatkowo można filtrować i sortować. Jeżeli chcemy wykorzystać predefiniowane opcje, również mamy taką możliwość, do tego posłuży nam centrum templatek, w którym wybieramy styl listy, który nam odpowiada z już wypełnionymi fieldami, co znacząco ułatwia weryfikację zasadności obecności części z nich.

Do dyspozycji użytkownika w segmencie listy jest kilkanaście różnych widoków:

ClickUp - widoki
Pierwsze trzy (licząc od góry) widoki należą do najpopularniejszych oraz najbardziej przydatnych (co nie jest równoznaczne z wyrażeniem funkcjonalnych, gdyż to zależy od potrzeb usera).

List to widok, który widać na wcześniej zamieszczonym zrzucie. Jest to prosty, ale łatwy w zarządzaniu widok kolumnowy, który uzupełniamy o szereg field’ów. Ich ilość jest spora, dlatego nie będę tutaj wymieniał kompletu, ale wskażę te, z których sam często korzystam, np.:

  • dropdown (wybranie np. statusu zadania z predefiniowanej samodzielnej listy statusów),
  • deadline lub przedział czasowy,
  • etykiety,
  • pole tekstowe (może służyć np. jako miejsce na krótki komentarz),
  • adres www (oczywiście klikalny, pobiera także faviconę),
  • załącznik (świetna opcja, dla osób, które lubią mieć wszystko w jednym miejscu),
  • priorytet (5 poziomów – zdefiniowane przez ClickUp),
  • task ID (link wewnętrzny do innego taska np. na innym space).

W mojej ocenie najważniejszym elementem listy jest statusowanie zadań, które możliwe jest dzięki łatwemu przełączaniu ich w opcji dropdown:

ClickUp - widok statusu

Dużą zaletą statusów (ale i generalnie w ogóle feature’a “dropdown”) jest ich nielimitowana ilość oraz możliwość przypisania nielimitowanej palety barw. To wszystko sprawia, że według własnych życzeń możemy tworzyć przeogromną ilość oznaczeń, wskazówek czy sugestii, a wszystko to po to, aby efektywniej zarządzać projektem. Oczywiście im większy jest nasz team, tym liczba wszelkich dropdownów czy etykiet bardziej sprecyzowanych i zamkniętych w ramach, ale swoboda w ClickUp pozwala rozbudowywać swoje listy niemal nieskończenie.

Board to drag-and-dropowa tablica, która szeregowana jest według zdefiniowanych przez nas statusów. Celem tablicy jest kanbanowe ukazanie procesu, trochę w stylu Trello. Osobiście nie korzystam z tej opcji, gdyż “statusowanie” rozwiązałem samodzielnie w widoku List.

Calendar to widok tasków w widoku kalendarza, podobnego do tego, który znajdziecie w Google (ciekawostka: ClickUp umożliwia integrację kalendarza Google z główną listą w space; tym samym możecie szybko przejrzeć zapiski w jednym narzędziu). W kalendarzu ClickUp Wasze zadania uszeregowane są według statusu.

ClickUp - widok kalendarza

W gamie widoków znajdziemy również inne rozwiązania, jak np. Mind Map, który pozwala na wizualne zmapowanie zadań (nie jest to jednak narzędzie naprawdę wygodne, raczej dla mniejszych zadań).

Ciekawym widokiem – zwłaszcza dla osób, które przypisują zadania do członków zespołu projektowego, może być Workload czyli widok dostępności czasowej danej osoby w danym dniu – wymaga wcześniejszego przypisania czasu dla zadania, który także można automatycznie monitorować.

Ważnym widokiem dla osób, które poza kontrolą zadań, chcą zajmować się także sporządzaniem współtowarzyszących projektowi notatek, jest widok Doc:

ClickUp - dokumenty

Widok ten to boxowy układ zbioru dokumentów, które tworzymy w naprawdę fajnym, posiadającym wystarczającą ilość opcji edytorze. Wiedząc, że ClickUp to narzędzie all-in-one, spodziewać się możemy, że w dokumencie łatwo jest podlinkować zadania, inny dokument, oznaczyć użytkownika i zrobić wszystkie inne czynności wiążące to miejsce z dowolnym innym w naszym “Workspacie“.

W ClickUp dysponujemy również widokiem Chat, który jest…czatem. Wygląda na ubogi, ale jest wystarczająco funkcjonalny, nie spodziewajcie się jednak feature’ów rodem ze Slacka czy Teams 🙂 Chaty możemy tworzyć dodając nowy widok i nadając mu nową nazwę.

Warto wspomnieć także o widoku Embed, który wstawia w nasze okienko zewnętrzne narzędzia, np. arkusze Google:

ClickUp - arkusze Google

Taski w ClickUp

Taski czyli po prostu zadania są najważniejszym elementem całego projektu. To one stanowią podstawowy budulec list, boardów, mindmap, kalendarzy czy innych widoków dostępów w narzędziu. W trybie widoku możemy zadaniu przyporządkować zadaniu szereg field’ów i sortować całość dzięki nim, ale to nie koniec opcji dotyczących tych elementów.

ClickUp - widok zadania

W widoku zadania widzimy oczywiście wszystkie wcześniej przypisane mu fieldy, które także w tym miejscu możemy edytować bądź dodawać. Do naszej dyspozycji jest także pole tekstowe służące do wprowadzania szczegółowego opisu z możliwością stylowania okna, a nawet embedowania w nim rozmaitych okien z narzędzi zewnętrznych – funkcjonalność ta działa na zasadzie komend wpisywanych po slashu. Na poniższym zrzucie przedstawiam tylko część możliwości.

ClickUp - pole opisu zadania z funkcją komend
ClickUp nie byłby kombajnem do zarządzania projektem, gdyby nie wprowadził w polu zadania większej ilości funkcji, a są to między innymi:

  • komentowanie,
  • przypisanie użytkowników do komentarzy,
  • dodawanie podzadań (te same funkcjonalności co w zwykłym zadaniu),
  • dodawanie checklisty,
  • dodawanie załączników (także metodą drag and drop),
  • drukowanie,
  • tworzenie komentarzy dzięki wysyłce maila na unikalny adres.

Co ciekawe pojedyncze zadania w ClickUp możemy także publicznie udostępniać, a taki podstawowy wynik prezentuje się w sposób następujący:

ClickUp - widok publiczny zadania pełny widok

Aby skorzystać z ten funkcji, wystarczy na karcie zadania wybrać opcję Share, a następnie Public sharing. Wygenerowany zostanie unikalny link, którego włączenie przeniesie dowolną osobę do podglądu przez nas stworzonego:

ClickUp - widok publiczny zadania
Jeszcze jedną ważną funkcjonalnością zadań jest możliwość ich automatycznego powtarzania, w trybie codziennym, cotygodniowym czy ustawionym w inny sposób, np. we wskazane dni tygodnia. W opcjach wskazujemy także na trigger, który odświeża zadanie, np. ukończenie go w danym cyklu:

ClickUp - powtarzajace sie zadania

Najważniejsze z punktu widzenia naszego projektu zadania, możemy dodać do sekcji LineUp pojawiającej się z dashboardzie (głównym oknie) naszego okna ClickUp. Według twórców narzędzia celem istnienia LineUp jest fokusowanie się na kluczowych zadaniach, priorytetach.

Clickup - LineUp

We wspomnianym już dashboardzie, znajdziemy także inne sekcje jak “My Work” czyli zbiorczą listę kolejnych zadań z naszych space’ów czy kalendarz pokazujący co musimy zrobić w danym dniu. W lewym bocznym panelu, który jak w wielu programach do zarządzania projektem służy szybkiemu nawigowaniu, znajdziemy także zakładkę powiadomień, które poinformują nas np. o przeterminowanych zadaniach lub oznaczeniach nas w danym zadaniu.

ClickUp - powiadomienia

Ważne funkcje ClickUp

W morzu okien, zadań, list czy space’ów można się zgubić, zwłaszcza gdy nad projektem pracujemy w wieloosobowym teamie. Na pomoc może przyjść nam wyszukiwarka, którą z dowolnego miejsca w aplikacji uruchamiamy literą S na klawiaturze. Wyszukiwarka przeszukuje cały dostępny dla nas zasób, bądź pozwala nam zawęzić wyniki do zadań, dokumentów czy plików:

ClickUp - wyszukiwarka
W ClickUp zaszyto ciekawą funkcjonalność automatyki, która pozwala wykonać w tle czynności, które normalnie musielibyśmy zrobić samodzielnie. Ich działanie bywa jednak zawodne, ale mnogość opcji i tak pozwala cieszyć oko i skłaniać do inwestowania czasu w dłuższe ustawienia w tym zakresie, aby później cieszyć się jego oszczędzaniem:

ClickUp - automatyka

Dodatki czyli ClickApps, to około 40 różnych rozwiązań, które jeszcze bardziej personalizują nasze środowisko pracy. Pozwalają między innymi na:

  • tworzenie zależności między podzadaniami (nie przejdziemy do następnego, nie rozwiązując obecnego),
  • pokazywanie alertów, gdy chcemy zakończyć całe zadanie, bez ukończenia podzadań,
  • tworzenie milestone’ów czyli oznaczanie kluczowych zadań,
  • pokazywanie podglądów z narzędzi pakietu Microsoft Office,
  • tworzenie sprintów (środowisko agile),
  • monitorowanie czasu pracy nad zadaniem,
  • rozpoczynanie pracy w Zoom wewnątrz ClickUp.

Dużo = dobrze?

ClickUp to kombajn, ilość opcji i możliwych ustawień początkowo może przytłaczać. Przystosowanie okien i widoków do swoich potrzeb może zająć nawet kilka dobrych tygodni codziennych mniejszych modyfikacji, ale finalny efekt pozwala na stworzenie frameworku, którego personalizacja podbija naszą efektywność, skuteczność i co ważne – daje nam transparentność, bowiem pracujemy w miejscu “uszytym” pod siebie. Oczywiście ogrom funkcjonalności to także większe ryzyko słabego działania części z nich. Przykładem mogą być Remindery, które w założeniu powinny przypominać nam w pop-upie o czymś o danej godzinie. Remindery w ClickUpie pozwalają jednak jedynie na pojawienie się na liście My Work w dashboardzie, to przecież zdecydowanie za mało.

Zalety i wady ClickUp

Zalety

  • Ogrom funkcjonalości (narzędzie “all-in-one“)
  • Świetny support, bogate FAQ, duże grono fanów, miejsce feedbacku od userów (wiele propozycji jest wprowadzanych)
  • Personalizacja
  • Dostępność na desktop, telefonie, tablecie
  • Wygodne i proste w użytkowaniu po wdrożeniu się
  • Powiązanie wszelkich elementów pomiędzy sobą w obrębie naszego Workspace
  • Filtrowanie, sortowanie, układanie
  • Ciekawe widoki – każdy znajdzie właściwy dla swojego projektu
  • Możliwość monitorowania czasu pracy nad zadaniem i kontrolowania jego ew. marnowania
  • Raj dla fanów etykiet, znaczników, dokładnego opisywania każdego taska
  • Możliwość instalowania integracji

Wady

  • Trudno się wdrożyć
  • Brak języka polskiego (dla części osób może to być bariera)
  • Duża ilość ustawień może przytłaczać
  • Słabe remindery
  • Niesprawne automatyki, czasem działają, czasami nie
  • Pakiet darmowy to raczej demo, trudno z nim pracować na dłużej
  • Najciekawsze opcje i ich największa ilość to aż $18 za użytkownika miesięcznie
  • Niejasne reguły płatności podczas dodawania nowych użytkowników do naszego Workspace
  • Słabe powiadomienia
  • Niejasny dashboard – wiele osób może w ogóle nie chcieć z niego korzystać

ClickUp to narzędzie, które jest coraz bardziej popularne na polskim rynku, jednak wciąż jest stosunkowo mało znane. Jest to jednak tool dla osób pracujących nad projektami, który generalnie się sprawdza, a po poznaniu jego wad, pozwala nam zacząć dzień z poukładaną listą zadań i pełnym przeglądem etapów prac. Zdecydowanie warto pochwalić twórców za możliwości personalizacji oraz zmiany wszelakich ustawień. ClickUp szybko się rozwija, a wiele zmian wprowadzonych jest po uprzednim głosowaniu za nimi społeczności użytkowników. Osobiście po testowaniu, jak i pracowaniu w blisko 10 innych narzędziach, które także przeznaczone są do zarządzania projektem, uważam, że ClickUp jest na pierwszym miejscu, a wiele wskazuje na to, że pozycja ta będzie się tylko umacniać.

Ostatnio zmodyfikowano: 5 sierpnia 2021

Radek Skowron

Z marketingiem internetowym związany od 2014 roku. Specjalizuje się w SEO oraz komunikacji wizerunkowej. Zainteresowany UX, designem, innowacyjnymi technologiami.